Sinistro P&I: le fasi e i documenti

Un sinistro P&I inizia quando un terzo avanza una richiesta contro l’armatore. Può iniziare anche con un evento che potrebbe portare a una richiesta. L’armatore avvisa il club. Si raccolgono le prove. Può servire una garanzia. Poi la richiesta viene definita o contestata. Qui trovi le fasi, i documenti di ogni fase, chi li fornisce e le lacune più frequenti.

Come si forma il fascicolo di un sinistro P&I

P&I sta per protection and indemnity. Un P&I club è una mutua di armatori. I soci assicurano a vicenda le responsabilità verso i terzi. Il fascicolo di un sinistro P&I cresce in quattro fasi. Nell’avviso l’armatore segnala l’evento al club. Nell’istruttoria club, corrispondente e armatore raccolgono fatti e prove. Nella garanzia il richiedente può chiedere una garanzia, per esempio con il sequestro della nave, e il club può dare una lettera di garanzia. Nella definizione la richiesta viene concordata o contestata. L’armatore paga e il club rimborsa secondo il suo regolamento.

Le fasi si sovrappongono. Un richiedente può sequestrare la nave prima della fine dell’istruttoria. Nuove prove possono arrivare dopo un’offerta di transazione. Un fascicolo completo per una fase può essere incompleto per la successiva. Conviene quindi controllare ogni fase per conto suo.

Esempio inventato. Una nave portacontainer danneggia una gru di banchina durante l’ormeggio. Il comandante segnala il contatto all’armatore. L’armatore avvisa il club lo stesso giorno. Il club incarica il corrispondente locale. Il corrispondente visita la nave e la banchina. Il terminal invia la richiesta con un preventivo di riparazione. L’autorità portuale chiede una garanzia prima della partenza. Il club emette una lettera di garanzia. Più tardi il terminal invia la fattura finale, più alta del preventivo. Ogni passaggio lascia almeno un documento nel fascicolo.

Che cosa copre il P&I

Il P&I copre le responsabilità dell’armatore verso i terzi. Le coperture tipiche riguardano la perdita o il danno alle merci, le lesioni, le malattie o la morte di equipaggio e passeggeri, i danni a oggetti fissi e galleggianti come banchine, gru e navi ormeggiate, la parte di responsabilità da collisione che la polizza corpi non copre, l’inquinamento, la rimozione del relitto e le multe. Molti club offrono anche la copertura FD&D (freight, demurrage and defence) per le controversie commerciali dell’armatore, spesso come copertura separata. Rischi, condizioni ed esclusioni dipendono dal regolamento del club e dal certificato di entrata.

I danni alla nave dell’armatore non sono materia P&I. Spettano agli assicuratori corpi e macchine. Ne parla la nostra guida sui sinistri corpi e macchine. Uno stesso sinistro, per esempio una collisione, può dare luogo a richieste su entrambe le polizze.

Un sinistro P&I passo per passo

1. Il comandante o l’armatore avvisa il club, di solito tramite il gestore. Il regolamento del club dice che cosa segnalare e quando. Conserva la prova della data.
2. Il club può nominare un corrispondente locale e, se serve, periti o legali. Visitano la nave, raccolgono le prove e riferiscono al club.
3. Armatore ed equipaggio conservano i documenti: giornali, dati del registratore, foto e dichiarazioni. Trovi l’elenco qui sotto.
4. Il richiedente invia la richiesta con i documenti a sostegno. Club e armatore la confrontano con le prove e con il contratto.
5. Se il richiedente chiede una garanzia o sequestra la nave, il club decide se emettere una lettera di garanzia e a quali condizioni.
6. Club e armatore decidono come procedere: pagare, trattare o contestare. L’armatore non ammette responsabilità e non paga senza il consenso del club.
7. Alla definizione l’armatore paga e si concordano quietanza e rinuncia. Il club rimborsa l’armatore secondo il regolamento e restituisce le garanzie.
8. Se la richiesta è alta, il club può ripartirla con gli altri club secondo gli accordi dell’International Group. Se un terzo può essere responsabile della perdita, può seguire un’azione di regresso.

I documenti fase per fase

Avviso e primi passi

Avvisa il club appena vieni a sapere di un evento che può portare a una richiesta. Non aspettare la richiesta. I club lo scrivono nelle istruzioni per soci e corrispondenti. I regolamenti collegano conseguenze all’avviso tardivo. Il club può così nominare un corrispondente, mettere al sicuro le prove e dare indicazioni sui primi contatti con il richiedente e con le autorità.

• L’avviso con data, ora e destinatari, e la conferma del club.
• La relazione del comandante, firmata e datata, limitata ai fatti che il comandante conosce.
• Gli estratti dei giornali e i dati del VDR, salvati subito, per il periodo prima e dopo l’evento.
• Le dichiarazioni dell’equipaggio, raccolte presto, quando il ricordo è fresco. Di’ all’equipaggio di non parlare a nome dell’armatore e di non ammettere responsabilità.
• Le foto con data e luogo, scattate prima di ogni riparazione o pulizia.

I regolamenti dei club di solito chiedono all’armatore di consultare il club prima di ammettere responsabilità, concludere una transazione o dare una garanzia a un terzo. Vedi per esempio la regola di Gard sui pagamenti e sulle garanzie ai terzi. Leggi il regolamento del tuo club.

Garanzia e lettera di garanzia

Un richiedente che teme di non essere pagato può sequestrare la nave o chiedere una garanzia. Il club può emettere una lettera di garanzia (letter of undertaking, LOU). È una promessa scritta di pagare la richiesta fino a un importo concordato, se la richiesta risulta fondata. Così la nave può partire. Di solito i club non danno garanzie prima che esista una richiesta. Vogliono anche che la richiesta sia prima esaminata. Se la nave è sequestrata, aspettati quindi qualche ritardo. Il corrispondente non può emettere una lettera di garanzia per il club. La emette solo il club.

Archivia la lettera, l’accettazione del richiedente, le condizioni e la data in cui è stata restituita o liberata. Alla definizione, l’accordo dovrebbe prevedere la restituzione della garanzia.

Definizione, pay to be paid e pool

Secondo quasi tutti i regolamenti, l’armatore recupera dal club solo dopo aver pagato la responsabilità. È il principio del pay to be paid. Il fascicolo deve quindi contenere la prova del pagamento. Un armatore che non può pagare dovrebbe parlarne presto con il club. Se un terzo agisce direttamente contro il club, l’esito dipende dal regolamento del club e dalla legge applicabile. Controlla entrambi.

Il club paga la maggior parte delle richieste con i propri fondi. Le richieste alte sono ripartite tra i club dell’International Group con un accordo di pool. Negli ultimi anni di polizza ogni club ha trattenuto i primi 10 milioni di USD di una richiesta. Il pool ha coperto gli strati superiori. La riassicurazione del gruppo ha coperto le richieste oltre i 100 milioni di USD. Le cifre cambiano al rinnovo. Controlla l’avviso dell’International Group per l’anno di polizza che ti interessa. Il pool non cambia i documenti che l’armatore deve raccogliere. Cambia solo come i club si dividono il costo.

Le lacune più frequenti

• La prova di quando il club è stato avvisato e da chi.
• Estratti dei giornali che coprono solo l’ora dell’evento e non il periodo precedente.
• Dati del VDR sovrascritti prima di essere salvati.
• Dichiarazioni dell’equipaggio raccolte dopo settimane, o nessuna dall’ufficiale di guardia.
• Documenti del richiedente, come fatture, preventivi o referti medici, mancanti o in una lingua che nessuno ha tradotto.
• Le versioni precedenti della richiesta o di un preventivo di riparazione, quando ne arriva una rivista.
• La lettera di garanzia archiviata senza l’accettazione del richiedente o la data di liberazione.
• La prova del pagamento dell’armatore, prima che chieda il rimborso al club.

Non è consulenza legale né assicurativa. Questo elenco descrive la prassi comune. Obblighi di avviso, copertura, franchigie, garanzie e rimborso dipendono dal regolamento del club, dal certificato di entrata e dalla legge applicabile. Controllali per ogni sinistro e, se serve, chiedi consiglio al tuo club, al corrispondente o a un legale.

Domande frequenti

Chi gestisce un sinistro P&I?

Il claims handler del club, insieme all’armatore o al gestore. Un corrispondente locale assiste sul posto. Periti e legali sono nominati quando servono. Il club decide su copertura e definizione secondo il suo regolamento.

Che differenza c’è tra P&I e corpi e macchine?

L’assicurazione corpi e macchine copre i danni alla nave dell’armatore. Il P&I copre le responsabilità dell’armatore verso i terzi. Dopo una collisione possono valere entrambe. La polizza corpi di solito copre una parte della responsabilità verso l’altra nave. Il P&I copre il resto.

Paga prima l’armatore?

Secondo quasi tutti i regolamenti, sì. L’armatore paga il richiedente e poi recupera dal club. A seconda del regolamento, il club può invece dare una garanzia o trattare direttamente con il richiedente. Chiedi al club prima di pagare.

Un termine può estinguere una richiesta per danni alle merci?

Un termine può estinguere la richiesta contro l’armatore. Il periodo dipende dal contratto e dalla legge applicabile. Verificalo per il tuo caso. La nostra guida sui termini nei sinistri merci indica dove cercare.

Dossima archivia questi documenti in un unico fascicolo per ogni evento, conserva ogni versione e mostra che cosa manca ancora. Decidi tu.

Fonti

Le fonti pubbliche di questa guida. Prima di applicare una regola, verifica il testo in vigore.

• International Group of P&I Clubs: chi siamo
• International Group of P&I Clubs: programma di riassicurazione 2020/21
• Gard: Claims etc., regola 88, pagamenti e garanzie ai terzi
• Swedish Club: commento alla regola 12, garanzie e certificati
• Swedish Club: Triton, transazioni e lettere di garanzia

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